Disclaimer
La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») est éditée par la société ARCANCE EVENT, société par actions simplifiée au capital de 15 000,00 euros, dont le siège social est situé 15 rue de Moscou 75008 - PARIS, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 479016479, au numéro de TVA intercommunautaire FR75479016479. ARCANCE est joignable par courrier, à l’adresse précisée supra et par e-mail, à l’adresse : data@plateforme-expose.com.ARCANCE édite une plateforme digitale en mode SaaS dénommée EXPOSE (la « Plateforme »), permettant notamment à des organisateurs de salons, congrès et meetings (le(s) « Organisateur(s) » et le(s) « Événement(s)) de gérer de façon centralisée l'ensemble des commandes nécessaires à la tenue des Evénements. Ces commandes sont collectées via le déploiement de boutiques en ligne (la/les « Marketplace(s) ») créées spécifiquement par ARCANCE, pour le compte des Organisateurs, pour chaque Événement et mises à disposition de clients exposants (l’« Exposant »). Pour ce faire, ARCANCE est éditeur et propriétaire de bases de données comprenant notamment les catalogues de fournisseurs spécialisés en la matière (les « Catalogues » et les « Fournisseurs »). Les Organisateurs, Exposants et Fournisseurs (collectivement, les « Utilisateurs ») disposent en conséquence d’un compte utilisateur sur la Plateforme (collectivement, le « Compte Utilisateur »), via laquelle ARCANCE collecte et traite des données à caractère personnel.
ARCANCE porte en effet une attention particulière au traitement respectueux des données de ses Utilisateurs et respecte en ce sens la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données à caractère personnel, qui a modifié la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD ») relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (collectivement, la « Réglementation »).
Pour les besoins des présentes, les termes « Traitement », « Responsable du traitement », « Sous-traitant », « Autorité de contrôle », « Données », auront le sens indiqué au RGPD.
ARTICLE 1. OBJET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1.1 La Politique de confidentialité a vocation à informer les Utilisateurs (i) des modalités de collecte et de traitement de leurs données à caractère personnel, au sens donné par la Réglementation (les « Données ») par le biais de la Plateforme, ainsi que (ii) des moyens mis en œuvre par ARCANCE pour assurer la sécurité de la collecte et du traitement de leurs données à caractère personnel effectués via la Plateforme. La Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment par ARCANCE aux fins notamment de mise à jour en fonction des évolutions de la législation et réglementation en vigueur, sous réserve d’en informer les Utilisateurs. En cas de doute, la dernière version est celle figurant sur la Plateforme. Il est rappelé à l’Utilisateur que la Politique de confidentialité s’applique en complément des Conditions Générales d’Utilisation de la Plateforme (les « CGU »), disponibles lors de l’inscription des Utilisateurs et sur leur Compte Utilisateur, et des différents contrats liant les Utilisateurs à ARCANCE, à savoir : le contrat de licence liant ARCANCE et l’Organisateur (le « Contrat de Licence »), les conditions générales de vente et de location liant ARCANCE et l’Exposant (les « CGVL ») et les conditions générales d’achat liant ARCANCE et le Fournisseur (les « CGA »). Les Utilisateurs s’engagent à en prendre connaissance avant toute navigation sur la Plateforme comme avant toute communication de Données. Ils s’engagent également à informer des modalités de collecte des Données de leurs préposés, le cas échéant.
ARTICLE 2. RÔLE DE ARCANCE DANS LE TRAITEMENT DES DONNÉES
2.1 Dans le cadre de la mise à disposition de la Plateforme pour les Organisateurs : l’Organisateur est seul responsable des traitements effectivement réalisés via la Plateforme, en ce qu’il détermine les finalités et les moyens du traitement. ARCANCE revêt, dans ce cas précis, la qualité le sous-traitant de l’Organisateur, en ce qu’il collecte et traite les Données pour son compte et sur ses instructions, sur le fondement de l’exécution du Contrat de Licence.
2.2 Dans le cadre de la mise à disposition de la Plateforme pour les Exposants et les Fournisseurs : ARCANCE revêt la qualité de responsable du traitement, en ce qu’il détermine les finalités et les moyens du traitement, sur le fondement de l’exécution contractuelle des CGVL et des CGA.
ARTICLE 3. DONNÉES COLLECTÉES
3.1 Général. ARCANCE collecte et traite les Données des Utilisateurs suivantes : raison sociale, nom, prénom, adresse e-mail, fonction et coordonnées téléphoniques de la personne en charge, coordonnées bancaires et de facturation des Organisateurs.
3.2 Données de navigation. ARCANCE collecte les données via le placement de cookies (cf. article 9 de la Politique de Confidentialité), permettant l’étude du comportement des Utilisateurs sur la Plateforme, leurs préférences, les données de connexion, les logs, les pages et Services visités.
3.3 La gestion des droits. ARCANCE collecte les Données d’identité, le cas échéant, le justificatif de l’identité, de la personne concernée (cf. article 8 de la Politique de Confidentialité).
3.4 Modification des Données. À tout moment, les Utilisateur peuvent modifier leurs informations directement depuis leur Compte Utilisateur ou par e-mail, en écrivant à ARCANCE à l’adresse data@plateforme-expose.com.
ARTICLE 4. FINALITÉS DES TRAITEMENTS
4.1 Les Données sont collectées pour les finalités suivantes : (i) permettre aux Utilisateurs de se créer un Compte Utilisateur, (ii) bénéficier des Services et fonctionnalités offerts par la Plateforme, (iii) analyser les préférences des Utilisateurs pour leur soumettre des Services adaptés à leurs besoins, (iv) assurer la sécurité de la Plateforme et son bon fonctionnement, (v) créer un fichier client et de prospection, le cas échéant, (vi) établir les documents de facturation des Utilisateurs clients, (vii) permettre aux Utilisateurs de payer les Services proposés par la Plateforme – étant précisé que ARCANCE ne conserve jamais les coordonnées bancaires des Utilisateurs, (viii) gérer et répondre aux demandes d’exercice des droits.
4.2 ARCANCE ne collecte et ne traite les Données que pour les finalités indiquées au présent article.
ARTICLE 5. FONDEMENTS JURIDIQUES DU TRAITEMENT DES DONNÉES
5.1 Les Données sont collectées sur le fondement des Contrats Utilisateurs, tel qu’indiqué supra, mais également sur (i) le fondement de l’intérêt légitime de ARCANCE à contacter ses clients et prospects pour leur proposer des Services, (ii) la prise de mesures précontractuelles à la demande des Utilisateurs, (iii) pour le placement de cookies, leur consentement, (iv) l’intérêt légitime de ARCANCE à facturer ses Utilisateurs et à assurer la sécurité de la Plateforme et (v) répondre aux obligations légales, notamment, comptables, fiscales, et de réponse aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées.
5.2 Les Utilisateurs sont libres de retirer leur consentement chaque fois que celui-ci est requis. Pour ce faire, ils sont invités à l’indiquer à ARCANCE par voie de courriel sur l’adresse suivante : data@plateforme-expose.com ou par courrier, à l’adresse suivante : Service RGPD de ARCANCE, 15 rue de Moscou, 75008 - PARIS. Ils sont cependant informés que le retrait de leur consentement pourrait les empêcher d’accéder à certaines fonctionnalités offertes par ARCANCE et la Plateforme.
ARTICLE 6. DURÉE DE CONSERVATION
6.1 ARCANCE ne conserve les Données pour des durées qui (i) n’excèdent pas les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et (ii) en fonction des obligations imposées par la Réglementation.
6.2 Les Données relatives à l’identification de l’Utilisateur et de son entreprise sont conservées pour la durée de la relation contractuelle avec ARCANCE et notamment, tout au long de leur inscription sur la Plateforme.
6.3 Conformément à la législation en vigueur, les Données liées à la facturation sont conservées 5 ans et les justificatifs d’ordre fiscal sont conservés 10 ans.
6.4 Dans le cadre d’une prospection, ARCANCE conserve les Données 2 ans à compter du dernier contact avec l’Utilisateur.
6.5 Toutes les Données liées à la relation contractuelle avec l’Utilisateur sont conservées 5 ans pour se prémunir de tout contentieux.
6.6 Les Données liées au placement de cookies sont conservées pour un maximum de 24 mois.
ARTICLE 7. DESTINATAIRES DES DONNÉES
7.1 Les Données sont communiquées : (i) aux équipes internes de ARCANCE, dûment habilitées à cet effet, dont notamment, les équipes opérationnelles comptables, et informatiques ; (ii) à nos conseils, dont notamment, experts comptables et juridiques ; (iii) à nos sous-traitants, pour les prestations d’hébergement, de paiement en ligne et (iv) à toute autorité compétente, dans la mesure où cela serait requis par la législation en vigueur, ou dès lors que ARCANCE l’estime nécessaire pour la prévention, la détection ou la poursuite d’actes criminels et/ou de fraude.
7.2 Les Données des Exposants sont communiquées aux Fournisseurs pour les prestations logistiques et en cas de contentieux.
ARTICLE 8. OBLIGATIONS DE ARCANCE EN QUALITÉ DE RESPONSABLE DU TRAITEMENT
8.1 En qualité de responsable du traitement, ARCANCE s’engage à (i) respecter et se mettre en conformité avec la Réglementation ; (ii) mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer de la sécurité des traitements effectués via la Plateforme et garantir la protection des droits et répondre aux exigences de la Réglementation ; (iii) restreindre les accès aux Données aux personnes dûment habilitées à cet effet ; (iv) avoir sensibilisé et formé son personnel au traitement des Données, aux dispositions de la Règlementation en vigueur, et à ses conséquences ; (v) ne jamais transférer de quelque manière que ce soit les Données à des tiers sans en avoir dûment et préalablement informé les Utilisateurs ; (vi) garantir tous les droits d’accès, de portabilité, d’effacement, de rectification, d’opposition, de limitation aux Données collectées dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme ; (vii) notifier à l’autorité de contrôle compétente et aux Utilisateurs, le cas échéant, la faille de sécurité présentant un risque élevé pour leurs droits et libertés dans les soixante-douze (72) heures suivant la découverte de la violation, si la Réglementation l’exige ; (viii) procéder à la suppression des Données des Utilisateurs dans les délais indiqués à l’article 5 de la Politique de Confidentialité.
8.2 ARCANCE porte une attention toute particulière à la sécurité des Données et informe les Utilisateurs mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir leur confidentialité, intégrité et sécurité, y compris la protection contre leur perte, leur destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, ainsi que la résilience constante des systèmes et services des traitements effectués dans le respect de leurs droits.
ARTICLE 9. DROITS DES UTILISATEURS
9.1 Conformément aux articles 15, 16, 17, 18, 20 et 21 du RGPD, les Utilisateurs disposent, selon le fondement juridique de la collecte de leurs Données, d'un droit d'accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition sur leurs Données.
9.2 Les Utilisateurs peuvent exercer ces droits à tout moment en contactant ARCANCE aux adresses suivantes : (i) par courrier, à l’adresse : ARCANCE, Service RGPD, 15, rue de Moscou – 75008 – PARIS, (ii) par e-mail à l’adresse data@plateforme-expose.com.
9.3 Pour exercer leurs droits, les Utilisateurs doivent communiquer à ARCANCE (i) l’origine de la collecte de leurs Données ; (ii) leur identité et coordonnées. (iii) Le cas échéant, en cas de doute raisonnable, ARCANCE pourra solliciter la communication d’un justificatif d’identité.
9.4 ARCANCE dispose d’un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande pour y répondre, sous réserve de son bien-fondé et de son caractère non manifestement excessif.
9.5 Les Utilisateurs sont informés qu’il sont en mesure, s’ils estiment que leurs droits n’ont pas été respectés, effectuer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la « CNIL »). ARCANCE invite l’Utilisateur à se rendre sur le lien suivant pour davantage d’informations : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.
ARTICLE 10. COOKIES
10.1 Un « cookie » est un fichier texte placé par ARCANCE sur le terminal des Utilisateurs lors de leur navigation sur la Plateforme. Le cookie enregistre des informations relatives à la navigation de l’Utilisateur sur la Plateforme, et stocke des informations que les Utilisateurs ont saisies durant leur visite. Ainsi, les Utilisateurs n’auront pas besoin de les saisir à nouveau lors de leur prochaine visite.
10.2 ARCANCE informe les Utilisateurs placer sur la Plateforme les cookies suivants pour les fonctions suivantes : (i) cookie de session : pour permettre aux Utilisateurs de conserver leurs identifiants ; (ii) Google Analytics : pour identifier le parcours des Utilisateurs, de leurs actions sur la Plateforme, des Services consultés, du nombre de visite, du niveau d’affichage des contenus, des niveaux d’événements (clics sur les onglets), pour leur permettre d’accéder aux contenus adaptés à leurs goûts, choix et préférences.
10.3 Si les Utilisateurs consentent au placement de ces cookies sur leur terminal, ils sont invités à manifester leur consentement dans le bandeau d’information apparaissant lors de sa navigation sur la Plateforme.
10.4 Les Utilisateurs peuvent (i) refuser tout placement de cookies, mais sont dûment informés que ce refus global pourra entraîner l’impossibilité de navigation et/ou d’utilisation des Services offerts par la Plateforme ; (ii) paramétrer les cookies, en choisissant ceux qu’ils acceptent et ceux qu’ils refusent.
10.5 Nonobstant les cookies de fonctionnement qui ne peuvent être paramétrés car essentiels au bon fonctionnement de la Plateforme, les Utilisateurs peuvent également paramétrer leurs cookies depuis son navigateur de la manière suivante : (i) pour Mozilla Firefox : voir sur ce lien ; pour Google Chrome, voir sur ce lien ; pour Microsoft, voir sur ce lien ; pour Safari, voir sur ce lien.
10.6 Plus d’informations sur le site de la CNIL.
ARTICLE 11. CONTACT
11.1 Pour toute information sur le traitement des Données, les Utilisateurs sont invités à contacter ARCANCE, (i) par courrier, à l’adresse ARCANCE – Service RGPD – 15, rue de Moscou – 75008 PARIS ; (ii) par e-mail, à l’adresse data@plateforme-expose.com..
11.2 Toute question sera toujours accueillie avec bienveillance